3HmisWEB操作指南

3Hmis的主要功能... 1

3Hmis的应用... 2

3Hmis的版本划分... 3

WEB版工作站运行前的准备工作... 3

3Hmis登录界面... 4

整个网络界面... 6

服务器界面... 6

数据库界面... 7

组织界面... 7

信息保管箱界面（用户个人界面）... 8

主操作界面... 9

分类管理器... 9

3Hmis工具条... 10

右键菜单... 11

登录后还要做那些设置... 14

论坛中心... 14

最新公告（资讯）... 15

流程邮局... 15

检索... 16

退出3Hmis系统... 19

3Hmis的主要功能

文件管理

3Hmis最初始的用途就是文件和档案管理，所以，他继承了这种非常强大和专业的文件管理功能，在符合各种文件管理的法规的同时，也适应各种组织机构对于文件管理的要求与习惯。

档案管理

档案管理也是3Hmis最初始的功能之一，能够满足不同规模和性质的档案馆、档案室对于档案管理的需要。档案管理，有着许多不同的规章和约定俗成的习惯，3Hmis花了大量的精力去适应和满足这些要求，所以，其档案管理功能非常的科学、精致与专业。

综合内容管理

各种文摘、期刊、网站、知识库等需要管理文档型、知识型信息的场合，都可以使用3Hmis。如期刊的编辑、管理与发布，就可以利用3Hmis的内容管理功能，建立一个内外统一的、大型的期刊管理与发布中心。

与组织架构一致的信息管理

可在3Hmis中实现与现实一致的组织架构，形成各层机构与其职能相适应的综合性的信息管理架构与功能，并可赋予组织中的每一个人一个信息保管箱，以便分门别类管理个人信息。

面向对象的管理技术，使得用户只要进行简单的定义，就可创建自己的信息管理应用。比如说，创建一个安全管理对象，并根据需要形成管理架构，即可开始全面的安全管理工作。

组织与个人博客系统

在建立组织架构与个人信息保管箱的同时，3Hmis同时自动建立了各层组织和个人的博客系统，并且，是与组织与个人的信息管理联系在一起的。

流程与协作管理

3Hmis中的每一条信息都可提交流转，以便相关人员参与协作。

3Hmis提供的流程邮局，可以非常方便的处理和管理流程邮件。

3Hmis的流程管理可用于文件管理、任务管理以及工作中各种需要请示、批准、协作的各种场合。

提醒服务

3Hmis的每一条信息都可启动提醒服务，并可按日、周、月、年等进行一次或多次提醒，非常适合于那些周期性、重复性工作的提醒。比如说，一份租赁合同，需要按月收取租金，那么，就可设定提醒参数，让3Hmis及时提醒物业管理员收取租金。

以短信为基础的移动性扩展

最新的3HmisWEB提供的短信收发平台，可用于新流程邮件的提醒、批复流程邮件，甚至可通过手机短信提交流程邮件，比如说，一些简单的工作流程，如请假，就可通过手机短信来完成。

3HmisWEB还提供了独立的群发短信功能，可一次将短信发给全部用户或指定的一组用户，也可在自己的个人通信录中指定短信的接收对象。

3Hmis的应用

3Hmis是一个以管理文档为基础的大型的、综合性的通用信息管理系统，可应用的领域是非常广泛的，下面是一些简单的、并不全面的列举：

l         政府机构与企事业单位办公自动化系统；

l         民间机构全球协作与办公管理系统；

l         在家办公全球协作及文档管理系统

l         文件与档案一体化管理系统；

l         数字化文件中心；

l         数字化档案中心；

l         数字化档案馆；

l         大型机构文件与档案集中管理系统；

l         政府机构与企事业单位知识管理系统；

l         政府机构与企事业单位内容管理系统；

l         通用内容收集、利用与管理系统；

l         大型分布式或集中式的金融机构知识管理系统；

l         会计师事务所专业文档管理系统；

l         工程图纸管理系统；

l         工程设计文档综合管理系统；

l         网站内容管理系统。等等。

要利用3Hmis建立起自己的独具特色而又非常专业化的管理系统，计算机技术的熟练掌握，是它的难点之一，但其最大难点，应该还是在管理本身。3Hmis要求用户对自己要管理的信息的整体架构和特征有全面和清晰的理解，因为3Hmis的最大特点是，如何去管理信息，是由用户自己决定的，也就是3Hmis所提倡的：“将管理方式的决策权交给用户”。

3Hmis的版本划分

根据用户的需求，我们利用3Hmis的基本技术，除提供适用于一般企事业单位使用的通用版本外，还在不断开发针对不同行业用户特点的专业版本，这些专业版本的数量，正在不断增加。

不管是通用版本还是专业版本，都按单用户版、标准版、企业版和运营版的方式划分。

单用户版：

供单用户使用，具备3Hmis的所有管理功能，但无流邮件处理功能，无全文检索。

工作组版：

供小型工作组网络用户使用，限一台服务器一个3Hmis数据库，并限在Windows SBS平台上运行。

标准版

供网络用户使用，限一台服务器一个3Hmis数据库。

企业版

供网络用户使用，一台服务器上可建立多个3Hmis数据库。用户采用多套企业版，可形成跨服务器、跨数据库的分布式系统。

运营版

供软件运营商为客户提供相应的软件运营服务，除企业版所具备的功能外，还增加了一些运营商所需要的管理功能。

WEB版工作站运行前的准备工作

准备电脑

请准备好你的电脑，并与你所需要的网络相联。

3Hmis对机器没有特殊的要求，只要能正常运行IE6的机器均可使用3Hmis。

安装操作系统及常用软件

可供选择的操作系统有Windows 98、Windows 2000以及Windows XP等，建议使用较新版的操作系统。

你常用的编辑软件或其它应用软件也应该安装好，如Office、AutoCAD等。

IE请安装6.0或以上版本，3HmisWEB版的运行，依赖于IE浏览器。

向系统管理员获取3Hmis登录信息

请确认你的系统管理员已经安装好3Hmis数据库及WEB服务器，并向他索取以下信息：

WEB服务器地址：可能是网址或IP地址，如www.shaolin.com.cn或221.4.152.246等。

佛山中行文档系统的登录地址为：http://22.138.131.26/3HmisWEB

你的3Hmis用户名(注册名和中文名)。

你的3Hmis用户密码。

3Hmis登录界面

在浏览器的地址栏中输入你的3Hmis登录地址（IP地址或域名）后，会出现3Hmis的登录界面：

输入正确的用户名、用户密码和校验码，即可登录。

用户名可以输入注册名，也可以输入中文名。

用户通过登录验证后，即进入3Hmis。对于设信息保管箱的用户，即进入信息保管箱页面，没有信息保管箱的用户，则进入数据库（社区）页面。

不同的登录界面

不同的版本，可能会有不同的登录界面，加之3Hmis提供了二次开发功能，用户可以根据自己的需要来开发专用的登录界面。

用户专用的登录界面示例：

通过用户网站登录的示例：

绍林科技网站，就提供了公司员工和托管用户两种不同的登录方式。

整个网络界面

只有企业版才具备该界面，因为，只有企业版才能统一管理多台服务器和若干数据库。

服务器界面

点击分类管理器或整个网络页面中的服务器名，即进入服务器界面：

服务器界面的主要内容是列出可供选择的数据库。

数据库界面

点击分类管理器或服务器页面中的数据库名，即进入数据库界面：

数据库页面可显示最新公告和登录者的待办事宜，通过待办事宜，可进入流程邮局，处理和管理流程邮件。

对于小型用户来说，可能只有一台服务器和一个数据库，但对于大型用户来说，可能有多台服务器和若干数据库供操作。对于只有一个数据库的标准版或单用户版，没有整个网络和服务器界面，在这种情况下，分类管理器上也没有整个网络和服务器节点。

组织界面

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关于组织的含义

组织，是一种带层级的架构，与现实中组织机构的管理架构是相对应的。也就是说，组织可以是一个独立的机构，也可以是机构中的部门。

每一个组织都有其特定的职能，应根据自己的职能来设定管理架构，其权限亦应参照职能来设定。

组织页面，实际上就是该组织的博客，他与一般博客不同的是，他还是一个组织的综合性的信息管理系统。

信息保管箱界面（用户个人界面）

形成组织的，是职员，即人。系统可为组织中的个人每人分配一个信息保管箱，保管箱下面有一些特殊的分类，用户也可以根据自己的需要创建信息分类构架，以方便分门别类管理信息。

个人界面包括供本人使用的个人内部界面和供外部交流使用的个人对外界面两种，对外界面即个人博客页面，他可以管理和展示个人的各种综合信息。

个人内部界面

个人内部界面，是个人信息处理的主要界面，它包括个人信息保管箱的使用情况、个人信息和照片显示、待办事宜以及个人相关信息的修改与设定等。

个人对外界面

即个人博客页面，包括个人资料、个人感言、我的文章和互动空间等内容。系统预设的个人博客页面设计，简洁明了，比较适合于办公使用。只要有需要，用户可利用二次开发接口，设计出丰富多彩的个人博客页面。

主操作界面

点击大类节点，即出现以下页面：

这是3Hmis的主操作页面，3Hmis的主要管理操作，都是以该页面为基础进行的。3Hmis的右键菜单，可完成管理需要的主要操作。

分类管理器

3Hmis分类管理器类似于Windows的资源管理器的文件夹视图，能分门别类地显示各种信息的架构。

3Hmis按树状结构来组织管理信息，对于这个树状结构中的节点，3Hmis称为类型，也就是管理对象。典型结构如下图：

按分类的结构来说，一般有6种结点：“整个网络”、“服务器”、“数据库”、“大类”、“类”、“文件夹”，上图表明了它们之间的包含关系。另外，对于档案，文件夹下还可包含子夹（最底层档案类目或案卷）。

大类节点有普通大类、档案大类、模板大类和回收站四种。

在大类以下的各种类型下，都可建立具体信息（文件），对于档案，文件应建立在子夹（最底层档案类目或案卷）下。

如果按分类的用途，类型又可分为组织专用类、个人用户（信息保管箱）专用类、档案专用类、文件登记专用类、文件办理专用类等。

用户可以给这些结点赋予有意义的名称，例如下图所示。

用户可根据本单位的实际需要建立信息的层次和类别，也就是信息管理的架构。

为了便于阅读和管理的方便，提高处理速度，同层类的数量不宜太多。

3Hmis工具条

用于显示当前操作者以及几个常用功能的按钮：

右键菜单

用鼠标右键点击分类管理器节点条目或条目显示区的条目主题，都可弹出鼠标右键菜单，亦称快捷菜单，3Hmis的大部分功能的操作，都是通过右键菜单来实现的。不同的权限和状态，会弹出不同的右键菜单。

分类管理器的右键菜单

对于分类管理器而言，不同的节点，具有不同的右键菜单。

整个网络节点：

加入服务器时，并不要求该服务器真实存在，她只是把服务器名称加入系统而已，若服务器不存在，或操作者没有权限，服务器仍不可使用。

服务器节点：

数据库节点：

大类节点：

条目显示区右键菜单

条目显示区的右键菜单，与分类管理器的右键菜单类似，但也有一些区别：

由于条目显示区有复选框，所以，编辑等功能可多选操作。

对于文件的管理功能，只有条目显示区的右键菜单才有，如新增文件、更换正文、发送流程邮件等。

登录后还要做那些设置

为了正常使用3Hmis，请确认你的系统管理员已作了以下设置：

设置了最新公告发布箱。

设置了论坛中心。

设置了档案收集箱。

请检查系统管理员是否为你创建了专用的信息保管箱？在你的信息保管箱中，有一些系统预先创建的专门类，如我的文章、互动空间、我的邮局等。在我的邮局下面，建有收件保管箱、发件箱和通讯录。

如果发现你没有专用的信息保管箱，请咨询你的系统管理员。

如果你不小心删除了我的邮局，或系统管理员没有为你创建我的邮局，你还应该为自己能正常使用作以下设置：

设置收件保管箱：

用于保存所收到的流程邮件。3Hmis中的流程邮件的相关信息，是与原文件关联在一起的，如果文件的管理者删除了原文件，流转的相关信息也会跟着删除，所以，对于重要的流程邮件，你可以利用流程邮件处理单上提供的功能，将邮件附件作为文件保存到你的收件保管箱中。

设置发件箱：

你可对所能看到的任何文件提交流程，但亦可在流程邮局中直接写信和发送，利用流程邮局中的写信功能所写的信函文件，保存在发件箱中。

设置通讯录专用类：

用于保管你常用的通讯录，以方便查找。

注：3Hmis的上述设置，是针对数据库而言的，即每一个数据库都有自己的最新公告发布箱、论坛中心等。

论坛中心

3Hmis提供的论坛功能，系统管理员可将任何一个类型定义为论坛中心，并且，可在论坛中心下面设置若干论坛，论坛下面，又可以由有权限的操作者提交不同的讨论主题，大家可以对讨论主题发表不同的评论意见。

3Hmis不但为每一个数据库（社区）提供了一个公共的论坛中心，并且，任何组织，甚至个人，都可设置自己的专用论坛，用与交流与协作。

下面展示的是主题讨论页面：

有关论坛中心的详细介绍，请参看论坛中心一章。

最新公告（资讯）

这里所说的最新公告，是针对于整个数据库的最新公告发布，实际上，每一个组织，甚至个人，都可以有自己的最新公告（资讯）发布类。

系统管理员可指定某一个类为数据库（社区）的最新公告的发布类，并将相关权限授予相应的用户。

最新公告主要用于发布一些希望大家都要知道和了解的通知、信息等，有权限的操作者可发布最新公告，但大部份用户都是阅读者。

登录页面和相应的数据库页面都提供了阅读最新公告的方法。

最新公告的管理者应及时对公告信息进行整理，如果没有必要继续保存在最新公告栏中，应根据管理原则，将其移到其他位置，如档案收集箱，或专门创建一个最新公告存档箱类，用于保存从最新公告中移出的信息。

阅读

点击最新公告条目，系统将打开公告文件供阅读。

最新公告管理

点击更多，进入主操作页面，即可对最新公告进行增加、删除、修改等各种操作。

流程邮局

3Hmis提供的流程邮局功能，可用于处理和管理流程邮件及相关事项。

有关流程邮局的详细介绍，请参看流程邮局一章。

检索

3Hmis提供的检索功能，包括信息查询和处理情况查询两项。

信息查询用于查找所管理的信息，既可在整个数据库中查找，也可指定在当前类下查找，以满足不同的需要。

处理情况查询主要用于管理人员了解信息的处理状况。

信息查询

检索范围

包括整个数据库和当前路径两个选项。

在整个数据库中查找，实际上就是超级检索，当操作者是当前数据库的超级查找员时，才具有该操作权限。

在当前路径查找，又称分类检索，就是在当前路径下进行检索。

分类检索受权限和密级的限制，而超级检索并不受权限的限制，但同样受密级的限制；并且，分类检索时，查找范围为当前类型下的所有有权限查看的信息，而超级检索则在整个数据库的范围内查找。

具备超级查找员权限的操作者所查找到的信息，如果该操作者并不具备某条信息的正文阅读权，他仍然只能看到信息的目录，而不能查看信息的内容（正文）。

检索词

只要输入一个检索关键词，即可在当前路径范围内，查找自己有权限查找的所有记录，不管这个关键词是在字段中，还是正文内。

查找前？年的信息

限定信息的时间范围，从查找当天计起，倒数？年。

查找附加属性

在附加属性中查找是否存在指定的关键词。

查找全文（全文检索）

在文件内容中查找，是否存在指定的关键词。

类

限定在类型中查找。

具体条目

限定查找具体信息条目。

按分类标识查找

在检索词栏输入“BS:”，再输入要查找的起始分类标识，如：

BS:0003-0008

即可查找到当前类中分类标识编号从0003至0008的所有信息。

分类标识是同一类型下同层具体信息的流水号，3Hmis自动从1开始往后编，即每新增一条信息自动加1。如果对分类标识的编制有特殊要求，亦可告知系统管理员，要求他设置不同的编号起点，如将起点改为200600001等。

点击检索词右边的标识，会自动产生BS:1-。

按顺序号查找

在检索词栏输入“NO:”，再输入要查找的起始顺序号，如：

NO:2005000001-2005000018

即可查找到当前类中顺序号从2005000001至2005000018的所有信息。

3Hmis的顺序号，是一个服务器一套流水号体系，即在同一台服务器上，所有信息均按年度自动依次编号。

点击检索词右边的顺序号，会自动产生NO:2006000001-，年号会自动设为当年。

博客

在检索词栏输入“BLOG:”，表示要查所有博客，包括组织博客和个人博客。博客查找条件可使用通配符，如：

BLOG：%%     表示查找所有博客。

BLOG：%部     表示查找所有名称以部结尾的博客。

如果要独立查找组织博客或个人博客，亦有其专门代号，即：

BLOGO：       组织博客代号。

BLOGU：       个人博客代号。

点击检索词右边的博客、组织博客或个人博客，都将会自动加上相关代号。

不包含已归档信息

只在未归档信息范围内检索，超级检索才具有该选项。

只包含已归档信息

只在档案信息范围内检索，超级检索才具有该选项。

超级查找员

在新增用户和修改用户信息时，系统管理员可指定用户是否具有超级检索功能，即超级查找员。超级检索的含义是：超级查找员查找信息时，不受权限的限制，可在整个数据库内全面查找，当然，系统管理员可限制超级查找员能查找信息的最高密级，并且，超级查找员对所看到的信息条目进行处理时，仍受权限的约束。

注：

全文检索的进行，有赖于全文索引。所以，在你要进行全文检索之前，必须建立全文索引。

3Hmis会自动建立全文索引，若发现你系统的全文检索有问题，请与系统管理员联系。

组合查询

组合查询可形成非常复杂的查询条件，以满足特殊的查询需求。

在整个数据库中查找和当前路径查找，其组合查询条件的确定方式，是有所不同的。

组合查询，需要一定的SQL语言知识。

处理情况查询

用于查找指定处理者参与信息处理的情况。

退出3Hmis系统

点击退出按钮，将返回到3Hmis的登录状态。

点击浏览器右上角的关闭按钮，将退出3Hmis系统并关闭浏览器。

如果你要长时间离开你的机器，为安全起见，离开前，请一定退出3Hmis。